Facturen tijdig betalen: een noodzaak

De belangrijkste opdracht van de afdeling vastleggingen en vereffeningen van de Stafdienst Budget en Beheerscontrole is tijdig de facturen betalen van bedrijven die diensten verlenen aan de FOD Financiën. De betaalde facturen worden maandelijks opgevolgd aan de hand van een indicator.

Facturen betalen is een ingewikkeld proces, niet alleen vanwege het grote aantal betrokkenen, maar ook omdat het aan veel eisen moet voldoen. Budget en Beheerscontrole komt tussen op het einde van het uitgavenproces. Daarom worden elk jaar budgetten aangevraagd aan de FOD Budget en Beheerscontrole om de facturen te betalen.

De facturen dekken verschillende soorten uitgaven. Er zijn terugkerende uitgaven, zoals de facturen voor gas en elektriciteit, en niet-terugkerende uitgaven, zoals de aankoop van extra computers. Het is de taak van de kredietbeheerders van elke entiteit om een bestelling te plaatsen volgens de regels voor de overheidsopdrachten en de kwaliteit van de prestatie of de levering te controleren.

De taak van de vereffenaars van Budget en Beheerscontrole bestaat er voornamelijk in te controleren of de budgetten beschikbaar zijn en deze facturen te controleren zoals wordt bepaald in de wet op de Boekhouding van de Federale Staat van 22 mei 2003.

De afdeling vastleggingen en vereffeningen voert ook een groot aantal betalingen uit aan de instellingen van de Sociale Zekerheid en andere overheidsinstellingen, zoals de Gewesten, evenals de betaling van dotaties.

Karoline Bassez

Verantwoordelijke van de afdeling vastleggingen en vereffeningen - lijndiensten

We blijven een economische partner.

De grote meerderheid van de facturen worden vandaag gecentraliseerd bij Budget en Beheerscontrole. Wat zijn de voordelen van deze verandering?

K.B.: Met de boekhoudsysteem Fedcom zijn we in 2011 overgegaan tot de centralisatie van de facturen die vroeger in de gewestelijke directies werden beheerd. Die verandering heeft verschillende voordelen, zoals de professionalisering van de rol van de vereffenaar. De factuur wordt geregistreerd bij ontvangst en ook de facturen voor energie, gas en elektriciteit worden gegroepeerd. Er is één centraal adres en daardoor gaan er minder facturen verloren.

Hoe is het werk georganiseerd om de facturen tijdig te betalen?

K.B.: We willen niet alleen het aantal facturen verminderen, maar ze ook beter beheren. Bij ontvangst van de factuur moet de vereffenaar al controleren of ze is opgesteld in overeenstemming met de contractuele bepalingen (bijvoorbeeld: overheidsopdracht). We nemen contact op met de aankoopdiensten om te controleren of de prestaties wel degelijk zijn uitgevoerd, we gaan na of het budget is vastgesteld en of een bestelbon is opgemaakt. Momenteel ontbreekt er nog een programma om de stroom van facturen binnen de FOD Financiën beter te beheren.
Dankzij het project E-scanning, dat in 2012 werd gelanceerd, zullen we in 2013 automatisch herinneringen kunnen sturen naar de dossierbeheerders voor de goedkeuring van de betalingen, op een geïntegreerde manier, rechtstreeks vanuit Fedcom.

Wat zijn de belangrijkste oorzaken van vertragingen in de betaling van facturen?

K.B.: Soms zijn er bijvoorbeeld problemen met het contract. In dat geval betalen we niet onmiddellijk. Soms sturen de bedrijven de facturen naar het verkeerde adres of bevestigen de lokale diensten de prestaties niet op tijd. Voor bepaalde periodes ontbreekt soms ook het budget.

Is er aan de betaling van de facturen een specifiek aspect verbonden voor de FOD Financiën als gevolg van zijn rol met betrekking tot de inning van de belastingen?

K.B.: Ja, absoluut. Als vereffeningsdienst hebben we ook verantwoordelijkheden tegenover de Algemene Administratie van de Fiscaliteit en de RSZ. Onze diensten moeten ook controleren of de bedrijven geen fiscale en sociale schulden hebben. De wet laat ons toe om de factuur met 15 tot 35% te verminderen en het bedrag onmiddellijk aan de collega’s van de Fiscaliteit en de RSZ te storten, op een speciale hiervoor bestemde rekening. Toch blijven we een economische partner. De facturen moeten op tijd worden betaald. Om de bedrijven ertoe aan te zetten hun verplichtingen tegenover de FOD Financiën na te komen, moeten wij ook onze verplichtingen tegenover hen nakomen. Dat is de verantwoordelijkheid van elke medewerker die betrokken is bij het proces van de factuurbetaling.

Corporate Verslag

Andere Verslagen