Jaarverslag
Het gaat erom de acties van de FOD te vergelijken met de verwachtingen van al zijn partners. Dialoog en transparantie zijn de sleutelwoorden. Hoe gaat dat in zijn werk? Eerst worden alle stakeholders geïdentificeerd in een zo volledig mogelijke lijst. Daarna wordt onderzocht wat de beste manier is om met hen te communiceren. De eenvoudigste manier is een rapport publiceren om ze op de hoogte te brengen van alle activiteiten, projecten en initiatieven, in overeenstemming met hun behoeften. Een soort overzicht. Een solide basis om een constructieve dialoog aan te gaan. De FOD Financiën doet dat al deels sinds tientallen jaren met het ‘traditionele’ jaarverslag. Sinds de editie van 2011 is een grote stap gezet met de integratie van het GRI.
Cohesie en een positief imago dankzij het Global Reporting Initiative
Caroline Lhoneux
Medewerkster communicatie van de Dienst Duurzame Ontwikkeling, die verantwoordelijk is voor het GRI-project
Het GRI biedt de FOD Financiën echt een meerwaarde op het vlak van maatschappelijke verantwoordelijkheid en vormt een perfecte aanvulling op het gewone activiteitenverslag.
Wat is het doel van deze reporting?
C.L.: De GRI-rapportage heeft een dubbel doel: ze stelt de organisatie in staat om haar milieu-, maatschappelijke en economische prestaties te evalueren via de analyse van haar indicatoren en de dialoog aan te gaan met haar externe en interne stakeholders. Haar internationale dimensie geeft haar bovendien een officiële en erkende dimensie. Het GRI biedt de FOD Financiën echt een meerwaarde op het vlak van maatschappelijke verantwoordelijkheid en vormt een perfecte aanvulling op het gewone activiteitenverslag.
Hoe bent u tewerk gegaan?
C.L.: Naargelang van onze uitzonderlijk talrijke en gevarieerde stakeholders, onze algemene opdrachten en de gegevens waarover we beschikken, hebben we indicatoren gekozen die we relevant vinden om te analyseren. Omdat het onze eerste keer was, zijn we begonnen met het rapporteringsniveau C van het GRI. Dat is het ‘laagste’ niveau, maar je moet toch tien indicatoren kiezen, waarvan minimum een maatschappelijke, een milieu- en een economische indicator. Wij hebben er dertien behandeld. Maar dat is niet alles. Er moest een lange reeks procedures in verband met de strategie van de FOD en zijn managementplan worden gerealiseerd. Het is immers belangrijk om de indicatoren in hun context te plaatsen en onze stakeholders uit te leggen in welk opzicht ze informatie verstrekken over onze ‘verantwoorde’ aanpak.
Wat was het resultaat?
C.L.: Omdat het onze eerste ervaring hebben we nog niet zoveel bereikt, maar we zijn wel tevreden dat we de eerste stappen hebben gezet. Maar, dat is normaal. Het doel is immers om jaar na jaar dezelfde indicatoren te behandelen en de evolutie te analyseren. Zo kunnen we bijsturen waar dat nodig is en onze prestaties verbeteren. We zijn de grootste overheidsdienst van België, wij moeten het voorbeeld geven en dat kunnen we dankzij het GRI.
Wat zijn de volgende stappen?
C.L.: We willen eerst en vooral een systeem installeren om de gegevens te centraliseren. Dat was een struikelblok bij de eerste editie. De FOD Financiën vertegenwoordigt meer dan 25.000 medewerkers en meer dan 300 bureaus in heel België. Met verschillende elektriciteitsleveranciers in de verschillende gewesten is het bijvoorbeeld niet eenvoudig om het energieverbruik van alle gebouwen te berekenen, vooral niet omdat sommige eigendom zijn van de FOD Financiën en andere worden gehuurd. Later, als we al die procedures beter onder de knie hebben, willen we de reportingniveaus natuurlijk verhogen en zelfs mikken op de Award voor het beste duurzaamheidsverslag. Maar alles op zijn tijd.